وظيفه PERSONAL ASSISTANT / DEPARTMENT COORDINATOR

PERSONAL ASSISTANT / DEPARTMENT COORDINATOR (PADC-O3-001)

29/12/2008

Responsible for providing efficient secretarial support and office
management to the Group Director, while observing the strict
confidentiality and sensitivity of all data and information





Duties Include:

Planning,
organizing and coordinating the Group Director’s diary and meetings,
including follow-ups on implementations/decisions, daily correspondence
phone calls, mails and faxes

Drafting and typing internal and external correspondence

Maintain and update filing system and confidential records

Preparing minutes of meetings, typing reports and preparing presentation material.

Plan and organize high level meetings of clients, service providers, banks and corporate heads

Co-ordinate business travel that includes flights, transports, accommodation, meetings and visas

Communicating with Group Directors/ Executives and Head of Departments to follow-up on meeting points, set meetings etc.

Responsible for the office supplies and materials requisition

Liaise with HR on general policy matters

Liaise with finance on cheque signatures/authorizations, payments, transfers and petty cash management








Requirements:

3-8 years of professional secretarial experience with a reputable organization

Language
and Communication Skills: Fluent in Arabic and English and must be able
to simultaneously translate from Arabic to English and vice versa
during meetings

Computer Literate in MS-Office skills with attention to details and maintaining accuracy

Holder of a diploma/degree with relevant experience in this field

Organized and confident to work independently and efficiently under pressure

Mature and a confident individual to deal across different levels

Sensitive communicator




الترجمه من الزعيم

المُساعد الشخصي / منسّق قسمِ (بي أي دي سي أو -001)
29/12/2008

مسؤول عن تَزويد الدعمِ السكرتاريِ الكفوءِ وإدارةِ المكتبِ إلى مديرِ المجموعةَ، بينما يُلاحظانِ السريّةَ الصارمةَ وحسّاسيةَ كُلّ البيانات والمعلومات
الواجبات تَتضمّنُ:
التخطيط، يُنظّمُ ويُنسّقُ مفكرةَ وإجتماعاتَ مديرِ المجموعةَ، بضمن ذلك المتابعاتِ على التطبيقاتِ / قرارات، مكالمات مراسلةِ هاتفية يوميةِ وبريدِ وفاكساتِ
صيَاْغَة وتَطْبعُ مراسلةَ داخليةً وخارجيةَ
حافظْ عليه وجدّدْ نظامَ ملفات وسجلاتَ سرّيةَ
إِسْتِعْداد الدقائقِ مِنْ الإجتماعاتِ، طِباعة تقاريرِ وتُهيّئُ مادّةَ تقديمِ.
الخطة وتُنظّمُ إجتماعاتَ مستويةَ عاليةَ مِنْ الزبائنِ، مجهزون خدمةِ، بنوك ورؤوس متعلّقة بالشركات
رحلة العمل المنسّقة التي تَتضمّنُ الرحلاتَ والنقلَ والإسكانَ والإجتماعاتَ والتأشيراتَ
إتِّصال مَع مدراءِ المجموعةِ / مدراء تنفيذيون ورئيس الأقسامِ إلى المتابعةِ على إجتماع النقاطِ، إجتماعات مجموعةِ الخ.
مسؤولة عن تجهيزاتِ وموادِ المكتبَ تَطْلبانِ
نسّقْ مع إتش آر على أمورِ السياسةِ العامّةِ
نسّقْ مع الماليةِ على تواقيعِ الصكِّ / تفويضات، دُفْعات، إدارة النقد اليومي والإنتقالاتَ
المتطلبات:
3-8 سَنَوات مِنْ التجربةِ السكرتاريةِ المحترفةِ مَع a منظمة محترمة
مهارات الإتصالَ واللغةَ: طَليق في عربيةِ وإنجليزيةِ ويَجِبُ أَنْ تَكُونَ قادرة على تَرْجَمَة بشكل آني مِنْ عربيِ إلى إنجليزيةِ والعكس بالعكس أثناء إجتماعاتِ
حاسوب مثقّف في مهاراتِ الآنسةِ Office بالإنتباهِ إلى التفاصيلِ وتَبقي دقةً
حامل a دبلوم / درجة بالتجربةِ ذات العلاقةِ في هذا الحقلِ
المُنظَّم والواثق لعَمَل تحت ضغطِ بشكل مستقل وبشكل كفوء
إنضجْ وa فرد واثق للتَعَامُل عبر مستويات مختلفةِ
البليغ الحسّاس